Конференц зал Киев

Как выбрать конференц зал в Киеве?

Первым необходимым условием для качественного и эффективного делового мероприятия является удачно подобранный конференц-зал. Отправной точкой в выборе зала является концепция формата мероприятия – что именно будет проводиться и с какой целью.

Если вы собираетесь проводить открытый тренинг, то лучше брать в аренду помещения для тренинга в центре Киева, так участникам будет удобнее добираться самостоятельно. Если же вы планируете выездной 2-х дневный корпоратив с официальной презентацией руководства, тим-билдингом и банкетом, то такие услуги вам окажут в загородном отельно-ресторанном комплексе.

Звоните нам по телефону +38 (095) 195-39-74 и мы предложим вам несколько вариантов, которые идеально подойдут для вашего мероприятия.

Сформулировать концепцию формата можно, ответив на следующие вопросы:

  • Какая цель у мероприятия, чего мы хотим достичь?
  • Сколько будет участников?
  • Сколько часов или дней будет длиться мероприятие?
  • Какие этапы мероприятия?
  • Какие виды деятельности будут включены — лекции, презентации, семинары, показ видеоматериалов, взаимодействие ведущего с участниками, активные упражнения и отработкой навыков, другое?
  • Что будут делать участники – слушать и смотреть, записывать, общаться друг с другом и ведущим в процессе, собираться в рабочие группы, делать расчеты, презентовать результаты всем участникам и т.д.?
  • Какой у нас бюджет?

Когда с концепцией формата определились, можно сформулировать ее в виде детальных требований к конференц-залу:

  • Территориальное расположение
  • Размер и вместимость
  • Функциональность помещения и мебели
  • Бытовые условия (освещение, подача воздуха, кондиционирование, отопление, наличие посторонних шумов)
  • Необходимое оборудование.

Территориальное расположение

Если речь идет о тренинге без выезда, на который участники будут добираться общественным транспортом, предпочтительно выбрать конференц-зал с хорошей транспортной развязкой, в близости от станции метро, в центральном районе города (чтобы участники, живущие в различных районах города, могли добраться не более чем за час), в легко находимом здании.

Размещение на окраинах города, далеко от станций метро, в жилых домах в глубине от улицы, при отсутствии четких и крупных номеров на домах, может сделать дорогу на тренинг утомительным квестом и неприятным началом всего мероприятия.

Если же планируется тренинг от 2-х дней, с элементами командообразующих игр или корпоративным праздником, можно выбрать загородный отель или клуб за городом.  Там можно арендовать различные помещения или открытые площадки, наиболее подходящие для каждого этапа мероприятия.

В этом случае участники доставляются до места мероприятия централизованно из офиса или другого места сбора.

Размер и вместимость

Определяющий фактор — это количество участников.

В зале с масштабами, не соответствующими количеству участников, может быть слишком душно или, наоборот – пустынно и неуютно. В идеале, для каждого участника мероприятия необходимо 4 м2 свободного пространства.

Оптимальным будет конференц-зал с небольшим запасом по площади, чтобы было место для размещения личных вещей участников и тренера (тренеров), раздаточных, рекламных материалов или другой печатной продукции. Например, если мероприятие планируют посетить 30-3

5 человек, то выбирайте зал вместимостью 40-50.

На требуемый размер зала также влияет формат.

Если тренинг предполагает активные упражнения и отработку навыков с другими участниками группы, нужно предусмотреть дополнительную площадь и, возможно, оборудование для этого.

Если же формат – лекция или информационное сообщение/презентация, то такой потребности в дополнительной п

лощади нет.

Функциональность зала и мебели

Необходимый функционал полностью зависит от видов деятельности, запланированных для участников.

Если мероприятие предполагает, что участники будут делать много записей, изучать раздаточные материалы и делать расчеты, то нужны столы или, как минимум, стулья с выдвигающейся подставкой.

trening-zal

Для мероприятия, предусматривающего переговорный процесс, обсуждения в группе до 10 человек, лучше подобрать зал с большим столом для общения.

конференц зал Киев

Для лекции или презентации, где большую часть времени ведущий мероприятия подает слушателям информацию и есть совсем короткое время для вопросов (как правило, в конце), подойдет классический лекционный зал с рядами стульев или столов.аренда зала в Киеве

Но, если мероприятие предполагает постоянный и активный диалог между ведущим мероприятия и его участниками, такой зал не подойдет, так как при такой рассадке ведущий видит только первый ряд участников, а участникам придется оглядываться для общения с другими. Для такого формата больше подойдет конференц-зал со стульями или столами, расставленными по траектории круга или прямоугольника, чтобы все могли установить друг с другом зрительный контакт.

big-conference-hall

 

Бытовые условия (освещение, подача воздуха, кондиционирование, отопление, отсутствие посторонних шумов).

Комфортные условия для работы — это базовые потребности, и их отсутствие или недостаточный уровень может испортить мероприятие любого формата.

Конференц-зал должен иметь систему подачи свежего воздуха, кондиционирования, приемлемое освещение, наличие хорошей шумоизоляции, помещение для кофе-брейка и достаточное количество туалетов.

При этом сбой по одному из параметров может нарушить другие – например, при отсутствии кондиционера открываются окна и тогда мешает шум с улицы.

Необходимое оборудование

Нужно обеспечить, чтобы каждый участник мог свободно общаться, слышать и видеть происходящее.

Поэтому потребность в дополнительном оборудовании растет в связи с увеличением количества участников, а также сложности формата мероприятия – презентации на одном или нескольких экранах с компьютера, организации управляемой дискуссии или получении обратной связи от большого количества участников в большом зале и т.д.

Проекторы, проекционные экраны, усилители звука, микрофоны для ведущего, микрофоны с централизованным управлением для участников – вот оптимальный набор технического оборудования конференц-зала.

Определившись с этими 5 параметрами, можно подобрать несколько вариантов в рамках своего бюджета.

Желаем удачного выбора и успеха в Вашем мероприятии!